Upravljanje dokumentacijom (Document Management)

U suvremenim su poslovnim sustavima kritični produkcijski podaci kao najvažnija vrijednost u poslovanju, a njihova je raspoloživost presudni faktor uspješnosti pojedinog poslovnog sustava. U tom smislu pitanje povećanja količine i kompleksnosti takvih podataka postaje sve važnije.

Upravljanje sadržajima (Enterprise Content Management - ECM) postaje jedan od ključnih poslovnih procesa. Upravljanje sadržajima se sastoji od nekoliko različitih procesa pri čemu u pojedinom poslovnom sustavu može biti implementirano jedno ili više rješenja za pojedini proces:

• Upravljanje dokumentacijom (Document Management)
• Upravljanje sadržajima weba (Web Content Management)
• Upravljanje digitaliziranom imovinom (Digital Asset Management)
• Sukladnost sadržaja (Compliance)
• Kolaboracija sadržaja (Collaboration)
• Digitalizacija papirnatih dokumenata (Document Imaging)
• Elektroničko pronalaženje sadržaja (Electronic Discovery)
• Upravljanje izvješćima (Report Management)
• Arhiviranje dokumentacije za komunikaciju (Message Archiving)

Upravljanje dokumentacijom predstavlja osnovni proces u upravljanju sadržajima. Implementacija IT rješenja za upravljanje dokumentacijom treba osigurati zadovoljenje općih zahtjeva: smanjenje rizika upravljanja dokumentacijom, pojednostavljenje administriranja, sigurnosti i korisničkog upravljanja, uz istovremeno osiguranje jedinstvenog pristupa zajedničkom repozitoriju dokumenata, osiguranje jedinstvenog okruženja upravljanja sadržajima korištenjem odgovarajućih standarda kao što je Content Management Interoperability Service – CMIS), unapređenje procesa pronalaženja dokumenata implementacijom automatiziranog dobivanja meta podataka, automatske klasifikacije podataka s proširenjem mogućnosti pretraživanja, napredna kontrola pristupa repozitoriju dokumenata s pomoću sustava autentikacije, autorizacije i pregleda pristupa, implementacija sigurnog aplikativnog rješenja s mogućnošću proširenja prema korisničkim zahtjevima, mogućnost ponovnog korištenja podataka iz dokumenata na granularnoj razini.

Implementacijom rješenja za upravljanje dokumentacijom moguće je ostvariti više prednosti i poboljšanja u radu i organizaciji pojedinog poslovnog sustava:

• Smanjivanje potrebe za skladišnim prostorom za čuvanje dokumentacije u papirnatom obliku
• Smanjivanje vremena potrebnog za pretragu dokumenata uz istovremeno smanjivanje rizika neusklađenosti dokumenata sa standardima ili zakonskom regulativom
• Stvaranje preduvjeta za sustav dijeljenja i kolaboracije dokumentima i informacijama u okviru poslovnog subjekta ili šire, ovisno o potrebama i zahtjevima pojedinog poslovnog procesa
• Kreiranjem i korištenjem centralnog repozitorija dokumenata osigurava se povećanje učinkovitosti poslovnog sustava, te stvaraju osnovni preduvjeti za učinkovitu isporuku usluga
• Integracija rješenja za upravljanje dokumentacijom s rješenjem za upravljanje web sadržajem kao važnim dijelom poslovnog procesa i uvođenja i implementacije bilo kojeg oblika e-poslovanja
• Mogućnost korištenja podataka iz centralnog repozitorija s različitih komunikacijskih platformi
• Osiguranje visokog stupnja dostupnosti podataka tijekom cijelog životnog vijeka

Rješenja i sustavi za upravljanje dokumentacijom

STORM Computers svojim korisnicima osigurava optimalno rješenje za upravljanje dokumentacijom, koje se može implementirati kao samostalan projekt ili u okviru većeg projekta implementacije ili unapređivanja IT sustava. Projekt implementacije sustava za upravljanje dokumentacijom u pravilu se sastoji od nekoliko faza kroz koje se, uz zadovoljenje posebnih zahtjeva korisnika, implementira odgovarajuće hardversko i softversko rješenje: